La gran mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, se ven enfrentadas a un mismo problema: el control de caja chica. La falta de políticas claras para efectuar gastos, las entradas de dinero insuficientes y las salidas injustificadas impactan directamente a las finanzas de la organización.
A pesar de que la gestión de caja chica parece ser un asunto simple, el control y manejo de sus fondos muchas veces se escapa de las manos de dueños y administradores al no contar con las herramientas correctas para su gestión. Queremos darte algunos consejos y recomendaciones para solucionar de una vez por todas el problema.
1.-Utiliza la tecnología disponible.
La tecnología puede darte potentes herramientas para evitar errores y malas prácticas en el manejo de caja, ya que puedes automatizar completamente el proceso de principio a fin. Dentro de las herramientas de automatización puedes encontrar softwares multiplataforma, en dónde las rendiciones de caja se pueden efectuar directamente desde una aplicación móvil.
2.-La automatización ahorra tiempo y dinero.
La automatización de todos los procesos de la caja chica hará que el buen funcionamiento de esa área sea algo simple y cotidiano. El manejo transparente y óptimo de este ítem hará tu empresa tenga una mejor gestión, menos costos operativos y como resultado obtenga una mayor rentabilidad.
3.-Los errores que evitarás.
Al utilizar un software de gestión de caja y rendiciones podrás evitar los siguientes errores:
-Dejar de justificar o rendir algunos gastos, aunque sean menores. Todos estos gastos pequeños se van sumando y generan en el mediano y largo plazo pérdidas importantes para tu empresa.
-No tener políticas definidas de gastos. Los empleados de tu empresa tienen que tener sumamente claro que tipo de gastos pueden efectuarse desde caja chica. Además, puedes exigir que adjunten una imagen del gasto, por lo que sabrás que tipo de documentos están solicitando cada vez que realizan una compra. De esta manera puedes incorporar a tu política que obligatoriamente se soliciten cierto tipo de documentos (como facturas, por ejemplo) para categorías claves y dejar que se rindan con recibos, vales o boletas aquellos gastos que no impactan fuertemente en tu flujo de caja.
-No tener responsables en el flujo de aprobación. Al momento de incorporar tecnología al proceso de rendición de caja chica, automáticamente existirá una persona que deba responder y hacerse cargo de las aprobaciones y rechazos que se generen en los informes de rendición.
-No tener copias de seguridad de los registros. Al mantener toda la información en la nube y en línea, no tendrás que volver a preocuparte de mantener planillas de cálculo u otros documentos que puedan extraviarse. También tendrás en línea las imágenes de cada uno de los gastos efectuados y las personas que los realizaron.
Más allá del tamaño o industria en que se encuentre tu empresa, siempre necesitarás llevar un correcto control de tu caja chica. Hoy tienes la tecnología para tomar el control de este tema que siempre ha sido un problema para la administración. Como en todo proyecto de automatización, verás que los beneficios obtenidos serán siempre mayores que los costos asociados a contratar un software especializado.
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Si bien esto es una decisión de la empresa, por nuestra parte, en JR Consultores, sugerimos que ante la duda siempre es importante asesorarse por una persona que tenga conocimiento en el area contable. Cualquier duda que tengas sobre los procesos o beneficios de llevar un correcto control de tu caja chica. No dudes en contactarnos aquí.
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