En Auditeris, cada vez que nos comprometemos a preparar un balance, un estado de resultados o un flujo de caja, hablamos de que debemos armar la contabilidad de la empresa. Si bien tenemos más de 50 años de experiencia prestando servicios contables, preparar una contabilidad no es un proceso sencillo y debe ser realizado bajo un método estructurado que conlleva: reunir información, registrar información, analizar información y contrastar datos, generar reportes, aclarar movimientos contables y acompañarlo con análisis de cuentas. Esto implica varias interacciones con los socios y administradores de la empresa, de manera que el reporte final represente fielmente lo que ocurre en la compañía.
Llevar una contabilidad precisa no solo es una obligación legal, sino que es una herramienta valiosa para la planificación y la toma de decisiones estratégicas. En este artículo te explicamos de manera sencilla cómo preparamos la contabilidad de una empresa, qué información necesitamos para hacerlo, y por qué es fundamental que nos proporciones ciertos datos, aunque podamos obtener una parte importante por nuestra cuenta.
1. ¿Qué es la contabilidad y por qué es importante?
La contabilidad es el proceso de registrar y organizar todas las operaciones financieras de una empresa. Su propósito es generar información clara y precisa sobre el estado económico del negocio, lo cual es crucial para tomar decisiones acertadas. Los principales reportes financieros que se obtienen son:
- Balance general: Muestra lo que tiene (activos) y lo que debe (pasivos) la empresa.
- Estado de resultados: Indica si la empresa tuvo ganancias o pérdidas en un período determinado.
- Flujo de caja: Detalla cuánto dinero tiene disponible la empresa para cubrir sus obligaciones.
2. Información necesaria para preparar la contabilidad
Para llevar la contabilidad de tu empresa de manera correcta y al día, necesitamos que nos proporciones la siguiente información:
- Facturas y boletas de ventas
- Facturas de compra
- Sueldos de empleados
- Honorarios por servicios profesionales
- Arriendo de oficina
- Rendiciones de gastos
- Gastos pagados con tarjeta de crédito
- Cartolas bancarias (con detalle de ingresos y egresos)
- Tabla de desarrollo de créditos bancarios
3. ¿Por qué te pedimos esta información si podemos obtenerla?
Si bien podemos acceder a cierta información directamente desde el Servicio de Impuestos Internos (SII) (ventas, compras y honorarios) y Previred (sueldos), la información que tú nos proporcionas es complementaria y nos permite ser más precisos. No toda la información que obtenemos de estas fuentes incluye el nivel de detalle que necesitamos. Por ejemplo, los movimientos de las tarjetas de crédito o los extractos bancarios requieren un análisis más detallado que solo tú puedes proporcionarnos.
Algunas razones clave para que nos envíes la información adicional:
- Conciliación bancaria precisa: Los extractos bancarios y la información que nos envías nos permiten asegurar que los registros contables coincidan perfectamente con los movimientos reales de las cuentas, evitando errores o inconsistencias.
- Optimización de impuestos: Nos aseguramos de que todos los gastos deducibles se registren adecuadamente, para que no pagues más impuestos de los necesarios.
Reportes financieros completos: Al contar con toda la información, generamos reportes financieros detallados que te brindan una visión clara y precisa de la situación de tu empresa. Estos reportes son fundamentales para tomar decisiones, crecer o presentarte ante entidades financieras para obtener crédito.
4. Beneficios de una contabilidad completa y precisa
Al proporcionarnos la información complementaria que necesitamos, obtendrás los siguientes beneficios:
- Control financiero total: Un registro completo te permite monitorear en tiempo real los activos, pasivos, gastos y ganancias de tu empresa, además del flujo de efectivo.
- Mejores decisiones: Reportes financieros exactos te ayudan a identificar oportunidades para invertir, ahorrar y hacer crecer tu negocio.
- Cumplimiento normativo: Al tener todo en orden, evitarás problemas con las autoridades fiscales o laborales, y tendrás respaldo ante una eventual fiscalización.
Tu colaboración es crucial para que podamos realizar un trabajo más preciso. Esto no solo te permite cumplir con tus obligaciones legales, sino que te brinda una visión clara de la salud financiera de tu empresa, lo cual es fundamental para planificar su crecimiento y éxito a largo plazo.
En Auditeris estamos aquí para facilitarte el proceso y responder cualquier duda que puedas tener. ¡Trabajemos juntos para llevar tu empresa al siguiente nivel!
