Los fondos por rendir y la rendición de gastos son conceptos que están relacionados y suelen confundirse. Sin embargo, tienen una pequeña diferencia.
¿Qué son los fondos por rendir?
Es cuando un trabajador de una empresa ha solicitado fondos para ser gastados en sus labores. Este fondo es un monto de dinero que le pertenece a la empresa, y que es entregado al trabajador. Luego, el trabajador tiene que rendir el fondo después de gastarlo.
¿Qué es la rendición de gastos?
Luego de la entrega del fondo, el trabajador debe respaldar lo que gastó del fondo. A esto se le denomina rendición de gastos. Para esto se debe detallar mediante documentos oficiales la forma en la que un presupuesto se ha gastado.
¿Por qué es importante rendir los gastos?
Para evitar desórdenes dentro de tu empresa, por ejemplo: falta de dinero, mal resultado de tu contabilidad, mal uso de tu IVA crédito fiscal o gastos no deseados que incluso pueden convertirse en gastos rechazados por el SII.
¿Qué diferencia tiene con el viático?
El viático también es un monto de dinero entregado por la empresa para solventar total o parcialmente los gastos generados en alimentación, alojamiento o traslado del trabajador cuando por razones laborales, el trabajador se ausenta del lugar habitual de residencia.
Su monto debe ser razonable y prudente. A diferencia de la rendición de gastos, una vez entregado ya le pertenece al trabajador y no tiene la obligación de rendirlo.
Algunas de las recomendaciones antes de la rendición de gastos:
- Definir fecha de rendición te permite: ordenar el flujo de caja junto a los cierres mensuales y
recibir las facturas en el periodo para hacer uso del IVA crédito fiscal. - Determinar la forma para entregar el dinero al trabajador: Se le puede entregar directamente el dinero al trabajador o que este gaste dinero de su bolsillo, con autorización de gastar cierto monto y luego la empresa realiza la devolución de los gastos.
Aspectos a considerar de la Contabilidad en la rendición de gastos:
- Qué los gastos correspondan al periodo.
- Que los gastos sean necesarios para generar la renta de la empresa según su giro de actividades.
- Contar con un documento legal como soporte, este puede ser boleta o factura.
- En aquellos casos donde no se cuente con un documento tributario, es decir la boleta por las compras menores, es importante contar con un detalle de los gastos asociados a la rendición.
- Es importante saber que estos fondos deben ser de un monto razonable, puesto qué los gastos considerables se deben soportar por medio de transferencias o pagos con cheques a los proveedores a fin de qué estos soporten una fiscalización.
Ventajas y Desventajas
Ventaja de un Fondo por Rendir: Puede solicitarles a tus trabajadores que compren con factura para tener derecho a usar el IVA crédito fiscal.
Desventaja de un Fondo por Rendir: El fondo por rendir requiere mayor cantidad de procesos: rendición, devolución, contabilidad, gestión de documentos, entre otros.
Ventaja de un Viático: Es mucho más simple de gestionar ya que no es necesario rendir el gasto.
Desventaja de un Viático: Con un viático perderás el IVA crédito fiscal que se genera con la factura.
Es importante mencionar que esta publicación ha sido preparada como un informativo general y no representa el caso de una persona, empresa o grupo empresarial específico.
JR Consultores cuenta con un equipo especializado con más de 45 años de trayectoria para poder ayudar y orientar en temas tributarios, es por ello que lo dejamos cordialmente invitado a que pueda contactarnos y así apoyarle.
